Secondo la legge 89/1913 il notaio è anche un pubblico ufficiale: l'art. 1 della norma recita: « I notari sono ufficiali pubblici istituiti per ricevere gli atti tra vivi e di ultima volontà, attribuire loro pubblica fede, conservarne il deposito, rilasciarne le copie, i certificati e gli estratti" ».
La funzione principale del notaio è quelle di ricevere o rogare atti ed autenticare le sottoscrizioni sulle scritture predisposte dalle parti. L'atto ricevuto dal notaio è un atto pubblico da lui predisposto: il notaio, apponendovi la sua sottoscrizione e l'impronta del suo sigillo, gli attribuisce pubblica fede; ciò che il notaio attesta nel rogito fa piena prova, cioè deve essere considerato vero, anche dal giudice, salvo che sia accertato giudizialmente il reato di falso. L'autenticazione sulle scritture predisposte dalle parti consiste invece nell'attestazione che le sottoscrizioni delle parti furono apposte in sua presenza, previo accertamento della loro identità personale.

In sintesi, l'attività notarile principale come sopra definita comporta le seguenti attività:

- ricevere gli atti, adeguando la volontà delle parti. Questo significa che le parti indicano le proprie volontà al notaio e questi le traduce nella migliore forma giuridica per la realizzazione degli scopi che le parti intendono perseguire. La funzione di adeguamento comporta anche l'obbligo di porre in essere atti non espressamente vietati dall'ordinamento: in questo modo il notaio si pone come un filtro tra i cittadini e le regole poste dallo Stato, curando che gli atti posti in essere dai primi siano rispettosi della legge; tanto maggiore è la presenza del notaio nei traffici giuridici, tanto minore è il rischio di una lite tra le parti, ciò che a sua volta si traduce nella deflazione del carico dell'attività dei magistrati;

- attribuire pubblica fede. È questa un altro importante aspetto della funzione notarile, la quale consiste appunto nel garantire ai cittadini che le attestazioni fatte dal notaio nell'atto corrispondano al vero (es.: l'esatta identità delle persone che hanno sottoscritto l'atto; l'essere certe dichiarazioni state fatte dinanzi al notaio; l'essersi certi fatti verificati davanti al notaio);

- liquidare e riscuotere le imposte per conto dello Stato relativamente agli atti pubblici ricevuti o alle scritture private le cui sottoscrizioni siano state autenticate. Il notaio quindi dovrà stabilire il regime fiscale applicabile ad ogni atto da lui ricevuto o autenticato (ad esempio se soggetto ad IVA o ad imposta di registri), l'aliquota applicabile e la relativa base imponibile rilevante, determinando così l'ammontare dell'imposta dovuta e provvedere anche al suo versamento (ad eccezione dell'IVA) contestualmente alla registrazione dell'atto presso l'Agenzia delle Entrate di sua competenza (ad ogni notaio è attribuito un unico Ufficio dell'Agenzia delle Entrate presso cui procedere a registrazione);

- curare gli altri adempimenti prescritti dalla legge che siano conseguenziali agli atti ricevuti dal notaio o da lui autenticati (trascrizione, voltura catastale, deposito al Registro delle Imprese, trasmissione all'Ufficio dello Stato Civile, comunicazioni al Tribunale o al Comune, ecc...).

Negli atti relativi a diritti reali su beni immobili, effettuare, salvo che ne sia dispensato, i controlli ipotecari e catastali, al fine di verificare l'appartenenza dei diritti a coloro che ne vorrebbero disporre, la congruità delle risultanze di detti Registri con i dati anagrafici delle parti stesse e l'inesistenza di cosiddette formalità pregiudizievoli (ipoteche, sequestri, pignoramenti, ecc.).

Inoltre, il notaio verifica l'adempimento delle normative anti-riciclaggio e dà atto delle intervenute modalità di pagamento in osservanza delle normative vigenti.

Il notaio rilascia copie semplici o conformi (autenticate) degli atti da lui rogati od autenticati o comunque tenuti in deposito, nonché eventuali estratti degli atti medesimi (dopo la cessazione dell'attività le copie degli atti si possono ottenere presso l'archivio notarile).

Pertanto, il notaio è il pubblico ufficiale che, per conto dello Stato, non solo ha la funzione di accertare l'identità delle parti e attribuire pubblica fede a quanto stipulato avanti a lui ma ha altresì il compito di compiere un vero e proprio controllo di legittimità degli atti e curarne tutti i successivi adempimenti, tra cui la corretta registrazione e trascrizione nei pubblici registri. Inoltre, il notaio è delegato anche alla riscossione di certe imposte relative ad alcuni tipi di atti rogati o autenticati. L'atto pubblico è anche detto rogito ed è propriamente "atto di notaio" in quanto non si tratta di un semplice atto sottoscritto dalle parti dinanzi al notaio, bensì di un atto che è stato redatto dal notaio riducendo nella forma giuridica più appropriata la volontà delle parti; pertanto l'atto si perfeziona solo con la firma del notaio.

Peraltro anche nelle scritture private autenticate, il notaio non si limita ad accertare che le parti abbiano sottoscritto in sua presenza, ma effettua il medesimo controllo di legittimità e, anche se non vi è sempre tenuto, cura ugualmente tutti gli adempimenti successivi. Di regola, infatti, è la stessa legge che impone al notaio di curare questi adempimenti (questo accade ad esempio per la registrazione e la trascrizione dell'atto); ciò anche al fine di scongiurare il rischio di una possibile evasione fiscale da parte dei soggetti che partecipano all'atto.

tratto da www.notariato.it